Eckpfeiler eines modernen Personalmanagements

Mitarbeiter gewinnen und erfolgreich binden

Resigniert saß Sabine D. an ihrem Computer und tippte:…

„Liebe Patientinnen, liebe Patienten, aufgrund von akutem Personalmangel ist unsere Zahnarztpraxis zurzeit nur eingeschränkt erreichbar. Bis auf Weiteres können wir leider keine Sprechzeiten mehr am Freitag anbieten und es kann zu Absagen von nicht dringlichen Untersuchungen kommen.
Wir bitten um Verständnis. Ihr Praxisteam“

Fallbeispiel aus der Praxis [Namen v. d. Redaktion geändert]

Eine solche Patienteninformation veröffentlichte Sabine D. auf ihrer Facebookseite, ihrer Praxiswebsite und im Wartebereich ihrer Praxisräume. Unausweichlich war dieser Schritt geworden. Seit Monaten schon suchte die engagierte Zahnärztin nach geeigneter Unterstützung.

Ob Abrechnung, Dokumentation, Vor- oder Nachbereitung der Behandlungen: Ohne neue Praxismitarbeiter*innen blieb so viel mehr Arbeit an ihr selbst hängen. Die Wochenarbeitszeit der Zahnärztin aus dem Vogtland lag schon bei über 70 Stunden. Es blieb ihr nur, die Behandlungszeiten zu kürzen.

Personalbedarf eruieren

Qualifizierte Praxismitarbeiter*innen zu finden und zu halten, ist heute schwere denn je – und die Lage wird sich in den kommenden Jahren weiter verschärfen. Frühzeitiges Agieren und vorausschauendes Handeln sind daher maßgeblich, um den Betrieb mit qualifiziertem Praxispersonal dauerhaft aufrechterhalten zu können.

Bevor Investitionsentscheidungen für neues Personal getroffen werden, prüfen Sie den tatsächlichen Bedarf Ihrer Praxis.  Anhand der Personalkostenquote lässt sich ermitteln, wie Ihre Praxis aufgestellt ist. Kennzahlen wie Umsatz je Mitarbeiter, Umsatz je (Zahn-)Arztstunde und Umsatz je Praxisstunde helfen, Potenziale in Ihrer Personalstruktur zu erkennen. 

Wie hoch die Personalkostenquote einer Hausarzt- bzw. Zahnarztpraxis sein sollte, erfahren Sie hier.

Mit Gesprächen motivieren

Der Personalmangel schlägt sich nicht nur auf das Gemüt vieler Patient*innen und der Zahnärztin selbst nieder: Durch fehlende Unterstützung steigt auch der Stresspegel im Praxisteam. Die Arbeitsbelastung nimmt zu. Die Motivation sinkt. Sabine D. ist bereits dazu übergegangen, ihre Angestellten über Tarif zu bezahlen, um sie zu halten. Doch schon wieder hat sich eine Kollegin krankgemeldet. Ob es an der Überlastung liegt?

Hilfesuchend wandte sich die Vogtländer Zahnärztin an Kock + Voeste. Gemeinsam analysierten wir die Personalstruktur ihrer Praxis und eruierten Hintergründe für den hohen Krankenstand in der Belegschaft.

*Fehlzeitenanalyse

Beugen Sie krankheitsbedingten Ausfällen vor, indem Sie auf Ursachenforschung gehen. Rückenschmerzen können beispielsweise durch eine Fehlhaltung am Arbeitsplatz entstehen, die aktiv angegangen werden kann. Bei Frust oder Überforderung helfen klärende Gespräche und ein Blick auf die Qualifikationen des Mitarbeitenden. Prüfen Sie: Ist die Person an dieser Stelle richtig eingesetzt? Fehlt es vielleicht an zusätzlicher Anleitung und Unterstützung, um den Mitarbeitenden nicht zu überfordern, oder möglicherweise an mehr Eigenverantwortung, um die Motivation zu steigern?

Führen Sie mit Praxismitarbeiter*innen, die häufiger krank sind, ein Klärungsgespräch, in dem Sie eruieren, ob gegebenenfalls innerbetriebliche Probleme Grund für die Krankmeldung sind. Bei längeren Fehlzeiten kann ein Rückkehrgespräch die Wiedereingliederung erleichtern.

Nach unserem Coaching ging Sabine D. mit mehr Sicherheit und Selbstvertrauen in ihre Personalgespräche. Sie hatte die Techniken einer zielführenden Gesprächsführung trainiert und verstanden und schöpfte neue Energie, ihre Mitarbeiterinnen bestmöglich zu motivieren. Unsere Leitfäden und Protokollvorlagen unterstützen sie, ihre Mitarbeitergespräche gut vorzubereiten und strukturiert zu führen.

Personalsuche modernisieren und strukturieren

Sabine D. berichtete von einem kürzlichen geführten Vorstellungsgespräch, in dem eine kaum 25 Jahre alte Bewerberin bereits im Erstgespräch die Möglichkeiten eine Sabbatjahres abklopfte. Irritierend fand die Zahnärztin diese Herangehensweise an den Job. Doch der Fachkräftemangel macht es möglich:
Bewerber*innen kommen mit einem neuen Selbstbewusstsein und klaren Vorstellungen, was sie von ihrem Arbeitgeber erwarten, in die Praxis. Denn vielen ist bereits bewusst: Nicht der Bewerber wirbt mehr um eine Arbeitsstelle, sondern das Unternehmen um die medizinische Fachkraft.

Arbeitgeber*innen müssen sich auf eine neue Arbeitnehmergeneration einstellen. Ansprüche und Arbeitseinstellungen haben sich in den letzten Jahren stark verändert. Beim Werben um geeignete Kandidat*innen sollten daher die Generationenunterschiede und veränderten Bedürfnisse in der Stellenausschreibung mitbedacht werden.

*Vor der Stellenausschreibung kommt die Stellenbeschreibung

Je klarer eine Stelle beschrieben bzw. ein Anforderungsprofil erarbeitet wird, desto gezielter können potenzielle und vor allem passende Kanditat*innen angesprochen werden. Definieren Sie dazu:

• Ziele der Stelle,
• erforderliche Kenntnisse und Kompetenzen,
• auszuübende Tätigkeiten,
• die Einordnung in die Praxishierarchie,
• Vertretungsregelungen,
• Unterschrifts- und Entscheidungskompetenzen.

Sich als Arbeitgeber etablieren

Praxisinhaber*innen werden nicht umhin kommen, zu lernen, nicht nur ihre Dienstleistungen und Produkte, sondern auch sich selbst als Arbeitgeber entsprechend zu vermarkten. Ein breites Angebot an Online-Plattformen, Communities und Bewertungsportalen eröffnet Arbeitgebenden viele Möglichkeiten, potenzielle Kandidat*innen zu erreichen – und zwar im besten Fall schon dann, wenn diese noch gar nicht aktiv suchen.

Für bestehendes Personal sollten attraktive Arbeitsbedingungen und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten geschaffen werden. Denn Personalmangel und eine nachhaltige Mitarbeiterentwicklung sind eng miteinander verknüpft:
Fühlen sich Ihre Praxismitarbeiter wohl und wertgeschätzt, sinkt nachweislich die Fluktuationsrate. Unzufriedene Angestellte hingegen kehren der Praxis schneller den Rücken und tragen ihren Unmut über das Unternehmen via Social Media und Online-Bewertungen in die Öffentlichkeit. Passende Bewerber*innen zu finden, wird dadurch zusätzlich erschwert.

Mit Selbstvertrauen, Engagement und Beratung zum Erfolg

Mit unserem Maßnahmenpaket, bestehend aus Organisationsanalyse, Coaching und strategischer Beratung, ist es gelungen, Abläufe und Aufgabenteilung in der Vogtländer Zahnarztpraxis so zu strukturieren, dass eine deutliche Entlastung der Mitarbeiterinnen zu verzeichnen ist und das Arbeitsklima sich besserte.

Gemeinsam mit der Inhaberin entwickelten unsere Spezialisten erfolgskritische Faktoren für die zu besetzenden Aufgabenbereiche. Wir formulierten dezidierte Stellenbeschreibungen und präzise Anforderungsprofile für alle Praxisstellen. Damit gelang es, die Arbeitsplätze inhaltlich und organisatorisch voneinander abzugrenzen, um unnötige Mehrfachaufgaben zu vermeiden, Teamkonflikte zu reduzieren und konkrete Verantwortlichkeiten zu schaffen.
Mit Unterstützung unserer Netzwerkpartner fand Sabine D. schließlich auch eine neue, engagierte ZFA für ihre Praxis.