Digitalisierung von (Zahn)Arztpraxis und MVZ: Grundlagen zum Aufbau digitaler Praxisstrukturen

In diesem Fallbeispiel zeigen wir, welche Grundlagen geschaffen werden sollten, um die digitale Transformation in Praxis und MVZ gestalten zu können.

18.10.2022 Fallbeispiele

Die Digitalisierung des Gesundheitswesens ist in aller Munde, doch von TI (Telematikinfrastruktur), ePA (Elektronische Patientenakte), DiGa (Digitale Gesundheitsanwendungen), E-Rezept und Co. schwirrt einigen Praxisinhaberinnen und -inhabern schon jetzt der Kopf.

Viele sind bemüht, lesen sich ein, nehmen die neuen politischen Anforderungen zum Anlass, ihre Arztpraxis, Zahnarztpraxis oder ihr MVZ digital upzudaten.
Manch andere fühlen sich überfordert. Sie kaufen Systeme ein, die pauschal funktionieren, aber möglicherweise nicht ausreichend miteinander kommunizieren, nicht individuell abgestimmt werden können oder bei denen Datensicherheit und ein verlässlicher Zugriff nicht vollumfänglich gewährleistet sind.

Mit einem auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Gesamtkonzept, sicheren und kompatiblen Systemen, unterstützt durch eine professionelle Betreuung, gelingt der nachhaltige Auf- und Ausbau digitalisierter Praxisstrukturen.

Fallbeispiel Digitalisierung in der Praxis

[Namen v. d. Redaktion geändert]

Wir kennen und betreuen Jörg W. schon seit einigen Monaten. Unser Beratungsteam hat den Zahnarzt aus Berlin beim Kauf und der Entwicklung einer zahnärztlichen Einzelpraxis unterstützt – mit beachtlichem Erfolg: Der Patientenzustrom toppte alle Erwartungen, sodass die Zahnarztpraxis schnell an ihre Kapazitätsgrenzen stieß. Um den Wachstumsschwung voll ausschöpfen zu können, wird nun ein zweiter Praxis-Standort entstehen.

Mit dem Zukauf einer weiteren Zahnarztpraxis wurden für Jörg W. erstmalig die Themen digitale Infrastruktur und Standortvernetzung relevant. Für einen zukunftsgerichteten digitalen Ausbau der Praxen sollten die beiden Standorte im ersten Schritt so verbunden werden, dass sie zuverlässig und sicher digital interagieren können. Jörg W. ist zwar technisch versiert und hat auch schon einige digitale Tools in seiner Praxis implementiert, doch wenn es um Ethernet-Verbindungen oder VPN-Lösungen geht, ist auch er mit seinem Latein am Ende. Da müssen Profis ran.

Am Anfang steht die technische Bedarfsanalyse

Wir holten unseren Netzwerkpartner IT Seibt mit ins Boot. Als selbsternannte IT-Heros kümmern sich die IT- und Telekommunikationsexperten um die Optimierung und Integration moderner und dynamischer Kommunikationslösungen. Um bedarfsgerechte und individuelle IT-Lösungen anbieten zu können, braucht es eine fundierte Bedarfsanalyse.

In synchronisierten Arbeitsschritten durchdrangen unsere Kock+Voeste-Berater gemeinsam mit den IT-Experten die digitalen Anforderungen und Bedarfe der beiden Zahnarztpraxen. Unsere Organisationsanalyse legte Lücken und digitale Potenziale in den Praxisabläufen offen, die IT-Analyse offenbarte Sicherheits- und Schnittstellenmängel sowie unnötige Zeitfresser in der bisher genutzten Praxis-IT.

Jörg W. hatte es gut gemeint, als er sich für seine Erstpraxis einen eigen Backup-Server selbst zusammenbastelte. Doch mit Effizienz und Datensicherheit hatte das nur wenig zu tun. Die Praxisdaten mussten in Echtzeit auf den Backup-Server überspielt werden, was den Praxisinhaber wöchentlich mehrere Stunden Arbeitszeit kostete. Zudem fehlte eine sogenannte redundante Versorgung. Diese garantiert bei Ausfall des Servers einen weiterhin stabilen Zugriff auf die Praxisdaten – ein Backup vom Backup sozusagen: unerlässlich für die nachhaltig sichere Verfügbarkeit von Abrechnungs- und Patientendaten.

Basisvoraussetzungen für die digitale Praxis schaffen

Auf Grundlage der Organisations- und technischen Bedarfsanalyse entwickelten die IT-Profis ein umfassendes Digitalkonzept für die beiden Praxisstandorte. Das Gesamtkonzept ist eine unentbehrliche Basis für eine nachhaltig geplante IT-Infrastruktur, die sich perspektivisch weiterentwickeln lässt und adaptionsfähig für die Implementierung zukünftiger digitaler Tools bleibt.

Im Zusammenhang mit der Vernetzung der beiden Berliner Zahnarztpraxen schafften die IT Seibt-Experten folgende Basisvoraussetzungen für eine zukunftsfähige Digitalisierungsstrategie:

Praxisvernetzung durch Punkt-zu-Punkt-Verbindung

Für einen dauerhaft stabilen und von äußeren Einflüssen unabhängigen Datenaustausch wurden die zwei Praxisstandorte buchstäblich miteinander verbunden. Unter dem Management von IT Seibt wurden Tiefbauarbeiten durchgeführt und Glasfaserkabel von einem zum anderen Standort verlegt. Die Einrichtung eines sogenannten Ethernets – eines kabelgebunden, lokalen Netzwerkes – sichert eine qualitativ hochwertige Datenübertragung, die permanent zur Verfügung steht.

Im Vergleich zu WLAN-Netzwerken bietet ein Ethernet höhere Übertragungsgeschwindigkeiten, bessere Handhabung von großen Datenvolumen und eine insgesamt stabilere Leitung. Bei gleichzeitiger Verbindung mehrerer Devices (Handys, Tablets, Laptops, Medizinische Geräte etc.) kann die Internetverbindung im WLAN schnell schwächeln. Das kabelgebundene LAN-Netzwerk (Ethernet) ist deutlich weniger störungsanfällig.
Sollte das Internet an einem Praxisstandort einmal gänzlich ausfallen, kann das Praxispersonal durch die zusätzlich eingerichteten lokalen Internetbreakouts Onlineanwendungen über die Netzleistung des anderen Standortes weiterhin nutzen.

Auch für Einzelpraxen, ohne weitere Standorte, ist ein lokales LAN-Netzwerk empfehlenswert, da es deutlich sicherer und schneller als WLAN-Verbindungen ist. Natürlich lassen sich auch beide Netzwerkvarianten kombinieren. So können feste Endgeräte über Kabel verbunden und mobile Devices über das WLAN auf das Inter- und Intranet zugreifen.

Cloudbasierte Backup-Lösungen für relevante Praxisdaten

Der selbstgebastelte Backup-Server von Jörg W. wurde durch ein professionelles Backup-System, bestehend aus zwei Sicherungs-Servern und einer zusätzlichen Cloud-Lösung, ersetzt. Das neue System ist nicht nur zeitgemäßer und sicherer, Jörg W. spart damit auch viel Zeit: Die Daten-Backups werden nun automatisiert durchgeführt. Auch zeitintensive Sicherheits- und Softwareupdates, z. B. für digitale Abrechnungs- und Praxismanagement-Tools, werden in den beiden Berliner Zahnarztpraxen ab sofort automatisch installiert.

Für die Ablage hochsensibler Patientendaten haben die IT Seibt-Experten datenschutzkonforme Cloud-Speicher im Portfolio, die den europäischen DSGVO-Richtlinien entsprechen. Die Implementierung einer hochwertigen Firewall rundet den Schutz der Praxisdaten ab.

Weiterentwicklung zur Smarten Praxis

Von der Telefonanlage über Alarm- und Brandmeldeanlagen, die Praxisrechner, eHealth-Anwendungen bis hin zu Verwaltungssoftware und digitaler Lagerlogistik: Die IT-Heros greifen auf ein namhaftes Anbieter-Netzwerk zurück, mit dem sie medizinische Einrichtungen so ausstatten können, dass jedes Gerät in der Lage ist, mit dem anderen zu kommunizieren: eine wichtige Voraussetzung auf dem Weg zur „Smarten Praxis“. Denn nur wenn Hard- und Software untereinander kompatibel sind, wird eine nahtlose Kommunikation zwischen Mitarbeitenden, digitalen Prozessen und Objekten möglich.

Das sogenannte Internet of (Medical) Things hat sich zu einer der wichtigsten Technologien des 21. Jahrhunderts entwickelt und wird zukünftig auch in kleineren Arzt- und Zahnarztpraxen ankommen. Mithilfe von Computer-, Cloud-, Big Data-, Analyse- und Mobile-Technologien können im "Internet der Dinge" physische Objekte Daten erfassen und austauschen. Die physische Welt trifft auf die digitale Welt – und sie arbeiten zusammen. Vorausgesetzt, sie sind „interoperabel“ (miteinander kompatibel) und bieten hohe Qualitätsstandards.

Beratung zur Digitalisierung von (Zahn)Arztpraxis und MVZ

Die Expertinnen und Experten von IT Seibt schaffen bedarfsgerechte und verlässliche IT- Lösungen für Arztpraxen, Zahnarztpraxen und Medizinische Versorgungszentren. Ihr Spezialgebiet ist die Optimierung und Integration moderner und dynamischer Kommunikationslösungen. Von der Bedarfsanalyse über die Konzeptentwicklung bis zur Umsetzung: Die IT-Heros retten Praxisinhaberinnen und -inhaber aus ihrem IT-Schlamassel.

Sie bieten modernste Technologien für zukunftsfähige Interaktionen, starke Partner für die Optimierung Ihrer Telekommunikation und langjährige Expertise in digitaler Standortvernetzungen. Lernen Sie unsere Kooperationspartner hier kennenlernen: www.itseibt.de